Jenis dan Tipe Sistem

1.    Definisi sistem dalam konteks manajemen

Dalam konteks manajemen, sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari berbagai elemen atau komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu dalam organisasi. Sistem ini mencakup berbagai aspek seperti sumber daya manusia, teknologi, prosedur, dan strategi yang digunakan untuk mengelola dan mengoordinasikan aktivitas bisnis agar lebih efisien dan efektif.

Sistem dalam manajemen memiliki tiga elemen utama:

•    Input – Sumber daya seperti tenaga kerja, data, atau modal yang digunakan dalam proses manajemen.

•    Proses – Tahapan atau metode yang diterapkan untuk mengolah input menjadi hasil yang diinginkan.

•    Output – Hasil akhir dari proses, seperti laporan keuangan, keputusan strategis, atau produk dan layanan.

Contoh sistem dalam manajemen antara lain Sistem Manajemen Keuangan, Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (HRM), dan Sistem Manajemen Informasi (MIS). Semua sistem ini membantu organisasi dalam perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, dan evaluasi agar tujuan bisnis dapat tercapai dengan optimal.

2.    Pentingnya memahami jenis dan tipe sistem dalam bisnis

•      Pengambilan keputusan yang lebih tepat: Sistem seperti Decision Support System dan Executive Information System menyediakan data dan analisis yang mendalam sehingga pimpinan dapat mengambil keputusan strategis yang tepat.

•     Otomatisasi proses operasional: Transaction Processing Systems mempermudah pengolahan transaksi rutin, mengurangi kesalahan manusia, dan meningkatkan efisiensi operasional.

•       Integrasi informasi lintas fungsi: Management Information System membantu menggabungkan data dari berbagai departemen, sehingga memudahkan koordinasi dan sinkronisasi operasional.

•       Peningkatan efisiensi dan produktivitas: Dengan memahami perbedaan antara sistem sederhana dan kompleks atau statis dan dinamis, bisnis dapat merancang sistem yang optimal untuk meningkatkan produktivitas.

•    Manajemen risiko yang lebih baik: Mengenali perbedaan antara sistem deterministik dan probabilistik membantu dalam mengantisipasi ketidakpastian dan mengelola risiko secara lebih efektif.

•       Adaptabilitas terhadap perubahan: Pemahaman tentang sistem terbuka dan tertutup serta fisik dan abstrak memungkinkan bisnis untuk menyesuaikan sistemnya dengan kondisi pasar yang dinamis dan lingkungan eksternal.

•        Optimalisasi sumber daya: Expert System dan Executive Information System memberikan insight penting bagi eksekutif dalam pengalokasian sumber daya dan perencanaan strategis.

•    Keunggulan kompetitif: Dengan memanfaatkan berbagai tipe sistem informasi, bisnis dapat meningkatkan inovasi, efisiensi, dan respons terhadap tantangan pasar sehingga memperoleh keunggulan kompetitif.

3.    Jenis Sistem

a)     Berdasarkan Wujud Fisik:

i)      Sistem Fisik (Physical System): Sistem yang komponen dan elemennya berwujud fisik dan dapat disentuh atau dilihat. Contohnya: komputer, mobil, pabrik, tata surya.

ii)   Sistem Abstrak (Abstract System): Sistem yang elemennya berupa konsep, ide, atau pemikiran yang tidak berwujud fisik. Contohnya: sistem nilai, sistem kepercayaan, sistem ideologi, sistem bahasa.

b)    Berdasarkan Keterbukaan

i)      Sistem Terbuka (Open System): Sistem yang berinteraksi dengan lingkungan luarnya. Terjadi pertukaran input dan output dengan lingkungan. Sistem ini dipengaruhi oleh lingkungan dan juga dapat memengaruhi lingkungan. Contohnya: organisasi, bisnis, tubuh manusia.

ii)    Sistem Tertutup (Closed System): Sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan luarnya. Tidak ada pertukaran input dan output. Dalam praktiknya, sistem tertutup sempurna jarang ada, tetapi konsep ini berguna untuk pemodelan. Contoh (mendekati): reaksi kimia dalam wadah terisolasi sempurna.

c)     Berdasarkan Stabilitas

i)      Sistem Statis (Static System): Sistem yang relatif tidak berubah seiring waktu. Struktur dan komponennya cenderung tetap. Contoh: struktur bangunan, jembatan.

ii)    Sistem Dinamis (Dynamic System): Sistem yang berubah seiring waktu. Komponen dan interaksinya dapat berubah. Contoh: pasar saham, cuaca, ekosistem.

d)    Berdasarkan Kompleksitas

i)      Sistem Sederhana (Simple System): Sistem dengan sedikit komponen dan interaksi yang mudah dipahami. Contoh: saklar lampu, tuas.

ii)    Sistem Kompleks (Complex System): Sistem dengan banyak komponen yang saling berinteraksi secara rumit dan sulit diprediksi. Contoh: otak manusia, internet, sistem ekonomi global.

e)     Berdasarkan Deterministik vs. Probabilistik

i)      Sistem Deterministik: Output sistem dapat diprediksi secara pasti jika input dan kondisi awalnya diketahui. Contoh: program komputer sederhana.

ii)    Sistem Probabilistik: Output sistem tidak dapat diprediksi secara pasti, melainkan memiliki probabilitas tertentu. Ada faktor acak atau ketidakpastian. Contoh: permainan dadu, peramalan cuaca.

4.    Tipe Sistem dalam Sistem Informasi Manajemen

1.  TPS (Transaction Processing Systems)

TPS (Transaction Processing System) adalah sistem yang dirancang untuk menangani, mencatat, dan memproses transaksi bisnis secara efisien dan otomatis.

Contohnya Sistem kasir di toko retail.

2.  MIS (Management Information Systems)

MIS (Management Information System) adalah sistem yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, mengelola, dan menganalisis data guna mendukung pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi atau Perusahaan

Contohnya Laporan penjualan bulanan di perusahaan F&B.

3.  DSS (Decision Support Systems)

DSS (Decision Support System) adalah sistem berbasis komputer yang membantu dalam pengambilan keputusan dengan menganalisis data dan menyajikan informasi yang relevan.

Contohnya Sistem analisis harga di perusahaan manufaktur.

4.  EIS (Executive Information Systems)

EIS (Executive Information System) adalah sistem yang dirancang khusus untuk eksekutif perusahaan guna membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Contohnya Dashboard kinerja perusahaan di perusahaan multinasional.

5.  ES (Expert Systems)

ES (Expert System) adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk meniru proses pengambilan keputusan seorang ahli di bidang tertentu.

Contohnya Sistem diagnosa mesin di perusahaan otomotif.

5.    Perbedaan Tipe Sistem

6.    Contoh Implementasi di Perusahaan

•       Sales Force Automation System (SFA) : Bermanfaat bagi tim penjuala

•    Financial Accounting System (FAS) : Memudahkan tim keuangan dalam melakukan perhitungan, seperti perhitungan hutang dagang dan hutang dagang 

•    Enterprise Resource Planning (ERP) : Menggabungkan berbagai fungsi bisnis, seperti keuangan, produksi, penjualan, dan sumber daya manusia 

•       Customer Relationship Management (CRM) : Mengelola interaksi perusahaan dengan pelanggan 

•       Supply Chain Management (SCM) : Mengelola rantai pasokan perusahaan 

•      Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) : Mengumpulkan, menyimpan, dan mengambil data yang terkait dengan transaksi bisnis harian 

•       Knowledge Management System (KMS) : Membantu perusahaan dalam proses pelayanan pelanggan  

•       Sistem Informasi Pemasaran (MkIS) : Sering digunakan oleh divisi pemasaran 

•       Business Intelligence System (BIS) : Membantu perusahaan dalam pengambilan keputusan