Business Process Reengineering

 

1.     Apa itu BPR?

    Business Process Reengineering (BPR) adalah cara merancang ulang proses bisnis secara besar-besaran untuk membuatnya lebih efisien, cepat, dan berkualitas dengan memanfaatkan teknologi dan menghilangkan langkah yang tidak perlu.

1.     Ciri-ciri BPR:

• Fokus pada proses, bukan fungsi
• Perubahan besar, bukan perbaikan bertahap
• Menggunakan teknologi sebagai pendukung utama
• Pendekatan dari atas ke bawah (top-down)

2.     Alur Pelaksanaan BPR:

1. Identifikasi Proses yang Perlu Direkayasa
2. Analisis Mendalam terhadap hambatan dan inefisiensi
3. Tentukan Tujuan dan Sasaran Reengineering
4. Rancang Ulang Proses (Design To-Be Process)
5. Uji dan Simulasikan Proses Baru
6. Pantau, Evaluasi, dan Lakukan Perbaikan Berkelanjutan

3.     Peran Teknologi Informasi dalam BPR:

1. Enabler (Pemungkin) Perubahan Radikal

    Teknologi informasi atau TI memungkinkan terjadinya perubahan mendasar dalam cara kerja organisasi. Misalnya, proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat diotomatisasi, mempercepat alur kerja dan mengurangi biaya.

2. Memfasilitasi Integrasi Proses

    TI memungkinkan berbagai proses bisnis yang sebelumnya terpisah (silo) untuk diintegrasikan. Integrasi ini memungkinkan aliran informasi yang lebih lancar dan keputusan yang lebih cepat dan tepat.

3. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas

    Dengan TI, waktu pemrosesan data, pencarian informasi, dan komunikasi antarunit kerja menjadi lebih cepat dan efisien.

4. Mendukung Desain Ulang Proses

    TI tidak hanya membantu dalam menjalankan proses, tetapi juga dalam mendesain ulang proses. TI memungkinkan simulasi, pemodelan, dan analisis proses sebelum diimplementasikan.

5. Mendorong Inovasi Produk dan Layanan

    Dengan bantuan TI, organisasi dapat menciptakan proses baru yang memungkinkan produk atau layanan yang sebelumnya tidak mungkin dilakukan.

6. Peningkatan Kualitas dan Layanan Pelanggan

    TI mendukung BPR dengan menyediakan alat untuk pemantauan kualitas, feedback pelanggan, dan pelayanan yang lebih responsif.

4.     Kelebihan & Kekurangan BPR:

• Kelebihan BPR:
• Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas.
• Fokus pada Pelanggan.
• Pengurangan Biaya Operasional.
• Peningkatan Kualitas.
• Peningkatan Fleksibilitas dan Adaptasi.
• Meningkatkan Inovasi.
• Meningkatkan Koordinasi dan Integrasi.
• Pencapaian Target Cepat (untuk pendekatan inovasi).

 

Kekurangan BPR:

• Membutuhkan Investasi Sumber Daya yang Besar.
• Risiko Peningkatan Efisiensi Lokal yang Mengorbankan Efisiensi Keseluruhan.
• Bukan Solusi Instan.
• Tidak Cocok untuk Semua Jenis Bisnis atau Proses.
• Membutuhkan Perubahan Radikal dan Fundamental.
• Tantangan Sumber Daya Manusia (SDM):

1. Kekurangan jumlah SDM berkualitas.
2. Perubahan peran dan tanggung jawab.
3. Kecilnya gaji dan fasilitas.

• Risiko Kegagalan.
• Membutuhkan Sinergitas Tinggi (untuk pendekatan Idea Fusion.
• Waktu Pencapaian Target Relatif Lebih Lama (untuk pendekatan improvement.

5.     Studi Kasus Singkat:

    Contoh studi kasus nyata dari Business Proses Reengineering yaitu program Januari dari BPJS Kesehatan tahun 2020, di mana BPJS Kesehatan merombak total seluruh proses layanannya yang manual, lambat, serta birokratis.

Sekarang, proses layanan tatap muka digantikan dengan sistem digital seperti:

• Mobile JKN
• Cika Chatbot
• Pandawa via WhatsApp

Sehingga peserta BPJS dapat mengakses antrian, rujukan, dan administrasi secara online cepat, mudah, dan tanpa harus antri panjang.

Hasil dari program BPJS ini adalah:

• Proses layanan berkurang hingga 70%
• Proses klaim lebih mudah dan efisien
• Kepuasan para peserta BPJS meningkat tajam.

Dari studi kasus ini menunjukkan bahwa BPR bukan sekadar digitalisasi, tetapi perubahan menyuruh pada fokus utama kebutuhan masyarakat.