PERAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM MENDUKUNG KINERJA OPERASIONAL APOTEK DHIYAADARA FARMA

 

1. Penerapan Sistem Informasi di Apotek Dhiyaadara Farma

Apotek Dhiyaadara Farma telah menerapkan sistem informasi manajemen berbasis aplikasi digital untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Aplikasi yang digunakan adalah Zahir Accounting, sebuah sistem yang telah berjalan selama kurang lebih tiga tahun terakhir, menggantikan sistem sebelumnya yang dianggap kurang efisien dan tidak mampu memenuhi kebutuhan operasional secara menyeluruh.

Aplikasi ini memiliki fitur lengkap yang mencakup input penjualan, pembelian, laporan laba rugi, laporan tahunan, hingga neraca saldo. Dengan demikian, apotek hanya membutuhkan satu aplikasi terintegrasi untuk menjalankan hampir seluruh aktivitas administrasi dan keuangan mereka.

Sistem pembayaran di apotek ini juga telah didukung oleh metode pembayaran digital menggunakan QRIS, selain pembayaran tunai. Ini menunjukkan bahwa apotek telah mengikuti perkembangan teknologi informasi dalam sistem transaksi.

2. Dukungan Sistem Informasi terhadap Operasional Apotek

Penerapan aplikasi Zahir Accounting memberikan dukungan langsung terhadap proses operasional harian apotek. Beberapa bentuk dukungan tersebut antara lain:

• Transaksi penjualan tercatat secara otomatis, dan langsung memengaruhi pengurangan jumlah stok obat yang tersedia.
• Sistem menghasilkan laporan penjualan otomatis dengan pilihan periode harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan. Hal ini sangat membantu dalam proses pelaporan dan evaluasi kinerja keuangan apotek.
• Pemantauan stok dilakukan secara otomatis. Setiap akhir hari, setelah proses input data penjualan, sistem akan memperbarui jumlah stok barang secara otomatis, sehingga staf apotek dapat langsung mengetahui barang yang habis atau perlu dipesan ulang.
• Metode pembayaran digital mempercepat proses transaksi dan menyesuaikan dengan kebiasaan konsumen masa kini.

Dengan penerapan sistem ini, operasional apotek menjadi lebih tertib, akurat, dan efisien, terutama dalam pengelolaan data transaksi dan inventori.

3. Manfaat Penggunaan Sistem Informasi Dibandingkan Metode Manual

Pemilik apotek menyampaikan bahwa terdapat banyak manfaat yang dirasakan setelah menggunakan sistem informasi Zahir Accounting, dibandingkan dengan metode manual yang digunakan sebelumnya. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

• Efisiensi waktu dan tenaga dalam proses pencatatan, pelaporan, dan pengolahan data transaksi.
• Semua data keuangan, termasuk laporan laba rugi dan neraca saldo, dapat diperoleh hanya dengan beberapa klik, tanpa perlu menyusun laporan satu per satu seperti pada metode manual.
• Pencatatan data secara digital mengurangi risiko kehilangan data dan kesalahan input yang sering terjadi pada pencatatan manual.
• Aplikasi ini menyediakan fitur manajemen piutang, utang usaha, dan akun-akun penting lainnya, sehingga memudahkan dalam proses akuntansi dan audit.
• Pembuatan laporan tahunan menjadi jauh lebih mudah, hanya dengan memilih periode yang diinginkan dan laporan langsung tersedia lengkap.

Dengan sistem informasi ini, apotek dapat fokus pada peningkatan pelayanan pelanggan tanpa terganggu oleh masalah administratif yang memakan waktu dan rentan kesalahan.

Kesimpulan

Berdasarkan hasil wawancara dan pembahasan mengenai penerapan sistem informasi manajemen di Apotek Dhiyaadara Farma, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi manajemen telah diterapkan secara optimal melalui penggunaan aplikasi Zahir Accounting. Aplikasi ini mulai digunakan sejak tiga tahun terakhir sebagai respons terhadap ketidakefisienan sistem sebelumnya. Dengan fitur-fitur yang lengkap seperti input penjualan, pembelian, laporan keuangan, dan neraca, Zahir Accounting mampu memenuhi kebutuhan administrasi dan keuangan apotek secara terintegrasi.

Dukungan sistem ini terhadap kegiatan operasional apotek sangat signifikan. Proses transaksi penjualan tercatat secara otomatis dan langsung memengaruhi pengurangan stok barang, yang kemudian diperbarui setiap hari secara otomatis. Selain itu, sistem ini dapat menghasilkan laporan penjualan harian, mingguan, bulanan, hingga tahunan tanpa perlu proses manual. Kemudahan ini turut diperkuat oleh penerapan metode pembayaran digital seperti QRIS yang menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen masa kini dan mempercepat transaksi.

Manfaat dari penggunaan sistem informasi ini sangat dirasakan oleh pihak apotek jika dibandingkan dengan metode manual sebelumnya. Efisiensi waktu dan tenaga, akurasi data, serta kemudahan dalam pelaporan menjadi keunggulan utama. Fitur-fitur tambahan seperti manajemen piutang, utang usaha, dan akun lainnya juga sangat membantu dalam proses akuntansi dan penyusunan laporan keuangan tahunan. Secara keseluruhan, penerapan sistem informasi manajemen berbasis aplikasi digital telah memberikan kontribusi besar dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional apotek, serta menjadi dasar penting dalam pengambilan keputusan dan pengembangan usaha ke depannya.

Saran

Berdasarkan pembahasan dan kesimpulan yang telah disampaikan, penerapan sistem informasi manajemen di Apotek Dhiyaadara Farma telah memberikan dampak positif yang signifikan terhadap operasional dan efisiensi kerja. Namun demikian, agar pemanfaatan sistem ini dapat berjalan lebih optimal, disarankan agar apotek memberikan pelatihan berkala kepada staf terkait penggunaan aplikasi Zahir Accounting secara menyeluruh. Pelatihan ini penting untuk memastikan bahwa seluruh fitur dalam aplikasi dapat dimanfaatkan secara maksimal sesuai kebutuhan.

Selain itu, apotek juga dapat mempertimbangkan pengembangan sistem informasi yang terintegrasi dengan layanan pemesanan online guna menjangkau konsumen secara lebih luas, terutama di era digital yang terus berkembang. Evaluasi rutin terhadap sistem informasi yang digunakan juga sangat penting dilakukan agar pihak manajemen dapat menyesuaikan fitur-fitur aplikasi dengan dinamika kebutuhan operasional dan perkembangan teknologi terbaru.

Bagi apotek lain yang belum menggunakan sistem informasi digital, penerapan sistem seperti yang dilakukan oleh Apotek Dhiyaadara Farma dapat dijadikan contoh dan acuan. Penggunaan sistem informasi terbukti memberikan manfaat besar dalam hal efisiensi waktu, akurasi data, serta kemudahan dalam pengelolaan keuangan dan inventori. Oleh karena itu, transformasi digital dalam pengelolaan apotek sebaiknya terus didorong guna meningkatkan daya saing dan kualitas layanan di bidang kesehatan.